سلة المشتريات مشروعاتنا إهداءتبرعسريع

سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

 

1. مقدمة ونطاق السياسة

  • المقدمة: تقدم هذه السياسة الإرشادات التي تتبعها الجمعية بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بها.

  • النطاق: تستهدف السياسة جميع من يعمل لصالح الجمعية، وبالأخص رؤساء الأقسام أو الإدارات والمسؤولين التنفيذيين وأمين مجلس الإدارة، حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

2. إدارة الوثائق (مدد الاحتفاظ)

تلتزم الجمعية بالاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقرها، وفق المدد التالية:

اسم السجل / الوثيقةمدة الحفظملاحظات
اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرىدائم 
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية (بيانات الأعضاء وتواريخ انضمامهم)10 سنوات 
سجل العضوية في مجلس الإدارة (تاريخ بداية العضوية لكل عضو)10 سنوات 
سجل القرارات لمحاضر اجتماعات مجلس الإدارة10 سنوات 
سجل القرارات لمحاضر اجتماعات اللجان المنبثقة عن المجلس10 سنوات 
سجل القرارات لمحاضر اجتماعات الجمعية العمومية10 سنوات 
السجلات المالية والمحاسبية والفواتير10 سنوات 
كشوفات الحسابات البنكية والمصادقات10 سنوات 
تقارير المراجع المالي والقوائم المالية10 سنوات 
مسيرات الرواتب والمميزات المالية10 سنوات 
عقود الموظفين والوصف الوظيفي وقرارات التعيين10 سنوات 
سجلات وقواعد بيانات المتبرعين والداعمين10 سنوات 
الوثائق الخاصة بالمشاريع والأنشطة10 سنوات 
المراسلات الصادرة والواردة10 سنوات 
وثائق التأمين والضمانات والكفالات10 سنوات 
سجلات الأصول والممتلكات الخاصة بالجمعيةدائم 
سجلات الاستثمار والأوقاف10 سنوات 
سجلات العهد10 سنوات 
تقارير تقييم الأداء السنوي للموظفين10 سنوات 
التعاميم والقرارات الإدارية10 سنوات 
سندات القبض والصرف10 سنوات 
ملفات المستفيدين من خدمات الجمعية10 سنوات 
النسخ الاحتياطية للبرامج الإلكترونيةدائم(إلكتروني)

3. الحفظ والإتلاف

  • الحفظ: تحفظ الوثائق بطريقة منظمة ليسهل الرجوع إليها ولضمان عدم فقدانها أو سرقتها أو تلفها.

  • إتلاف الوثائق:

    • تلتزم الجمعية بتحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت مدة الاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك.

    • يتم إصدار مذكرة تفصيلية بالوثائق المراد إتلافها، ويوقع عليها المدير التنفيذي وتعتمد بقرار مجلس الإدارة.

    • تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة (غير مضرة بالبيئة) تضمن الإتلاف الكامل.

  • لجنة الإتلاف: فوض مجلس الإدارة لجنة للإتلاف مكونة من:

    1. المدير التنفيذي.

    2. المحاسب.

    3. مساعد أمين الصندوق.

  • التوثيق: تكتب اللجنة محضراً رسمياً بالإتلاف ويحتفظ به في الأرشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.

4. الاعتماد

  • تاريخ الاعتماد: تم اعتماد السياسة يوم الثلاثاء 27 / 6 / 1445هـ الموافق 9 / 1 / 2024م.

أعضاء مجلس الإدارة المعتمدون:

  • أ. سليمان بن عبد الرحمن السلومي (رئيس المجلس).

  • أ. منيع بن سليمان الضويان (نائب الرئيس).

  • أ. سليمان بن محمد البشري (عضو).

  • أ. إبراهيم بن سليمان الهندي (عضو).

  • أ. حسين بن فهد المزيد (عضو).

  • أ. سليمان بن محمد العقلان (عضو).

  • أ. عبد العزيز بن محمد الحمود (عضو).

 

تحميل ملف PDF