1. مقدمة ونطاق السياسة
المقدمة: تعد هذه السياسة مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية، حيث تعمل على تحديد المسؤوليات والصلاحيات لشاغلي الوظائف الإدارية التنفيذية العليا لاعتماد القرارات والمعاملات، مما يعزز من ضبط وحوكمة مسارات تدفق المعاملات ويمنع مخاطر الفساد والاحتيال
. النطاق: تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة
.
2. أولاً: مصفوفة صلاحيات مجلس الإدارة
اعتماد التوجيهات الأساسية والأهداف الرئيسية للجمعية والإشراف على تنفيذها
. اعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والإشراف عليها، وتحديد المهام والاختصاصات والمسؤوليات
. وضع نظام للحوكمة خاص بالجمعية والإشراف العام عليه ومراقبته
. وضع واعتماد سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح لحفظ حقوقهم
. وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الأعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية
. وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية بالأنظمة والإفصاح عن المعلومات الجوهرية
. اعتماد السياسات الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية وتطويرها
. تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات المفوضة للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار، والموضوعات التي يحتفظ المجلس بصلاحية البت فيها
. وضع موجهات ومعايير عامة للاستثمارات
. إدارة الاستثمارات والأنشطة العقارية للجمعية
. تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه الجمعية
. مراجعة وتقييم أداء الرئيس/المدير التنفيذي وتوفير الدعم له
. الاعتمادات المالية والتوقيعات على أوامر الصرف والشيكات
. البت في التعيين والفصل لشاغلي الوظائف الإدارية العليا
. إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليه
.
3. ثانياً: مصفوفة صلاحيات الإدارة التنفيذية
القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلية متطورة
. ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري
. رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة بشأن ممارساتها للصلاحيات المفوضة بها
. رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده
. رفع التقويم الوظيفي للعاملين لاعتماده
. إصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل
. التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها
. رفع تقرير بإنهاء العقود الوظيفية للمجلس
.
4. ثالثاً: الواجبات تجاه الرؤساء (التواصل بين المجلس والإدارة التنفيذية)
يتم توجيه الدعوة لعقد اجتماع من قبل رئيس المجلس أو إحدى اللجان الفرعية
. عدم إلغاء أو تأجيل الاجتماعات المجدولة إلا بعد التنسيق مع رئيس المجلس أو رئيس اللجنة
. لرئيس المجلس الدعوة لاجتماع طارئ عند الضرورة أو بناءً على طلب الأعضاء
. التنسيق بين رئيس المجلس وأمين السر والأعضاء والرئيس التنفيذي عند وضع جدول الأعمال
. يتوجب على الإدارة التنفيذية تزويد المجلس بتقرير شهري عن أدائها
. أمين مجلس الإدارة هو جهة التواصل مع الأعضاء، وفي حال غيابه يفوض المدير التنفيذي من ينوب عنه
. لأعضاء المجلس واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي أو أي عضو بالإدارة التنفيذية عند الحاجة
.
5. المسؤوليات والاعتماد
المسؤوليات: تطبق هذه السياسة على جميع العاملين، ويجب عليهم الاطلاع عليها والتوقيع عليها، وعلى الإدارة التنفيذية تزويد الإدارات بنسخة منها
. تاريخ الاعتماد: يوم الثلاثاء 27 / 6 / 1445هـ الموافق 9 / 1 / 2024م
.
أعضاء مجلس الإدارة المعتمدون:
رئيس المجلس: أ. سليمان بن عبد الرحمن السلومي
. نائب الرئيس: أ. منيع بن سليمان الضويان
. أعضاء المجلس:
أ. سليمان بن محمد البشري
. أ. إبراهيم بن سليمان الهندي
. أ. حسين بن فهد المزيد
. أ. سليمان بن محمد العقلان
. أ. عبد العزيز بن محمد الحمود
.
6. بيانات التواصل (من تذييل الصفحات)
العنوان: محافظة الرس - حي الشفاء
. الهاتف: 0163390866
. الجوال: 0506973339
. الفاكس: 0163390570