سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدميها

المقدمة: توجب السياسة على جميع العاملين (أعضاء مجلس الإدارة، المسؤولين التنفيذيين، الموظفين، المتطوعين) الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق والنزاهة. تضمن السياسة الإبلاغ المبكر عن أي مخالفة أو خطر أو سوء تصرف محتمل ومعالجته.
الهدف: تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وطمأنتهم بأن ذلك آمن ومقبول.
النطاق: تطبق السياسة على الجميع دون استثناء (موظفين، متطوعين، مستشارين، مسؤولين)، كما يمكن لأصحاب المصلحة (مستفيدين، مانحين) الإبلاغ عن المخالفات.

تشمل المخالفات أي ممارسة خاطئة جنائية أو مالية أو إخلال بالالتزامات القانونية، أو ما يشكل خطراً على السلامة. ومن الأمثلة عليها:

الهدف: إتاحة الفرصة للإبلاغ مع ضمان عدم التعرض للانتقام أو الإيذاء.
الحماية الوظيفية: تضمن السياسة عدم فقدان الوظيفة أو المكانة الاجتماعية أو التعرض لأي عقاب، شريطة أن يكون البلاغ بحسن نية ومبنياً
على اشتباه صادق.
السرية: تضمن السياسة عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ إذا لم يرغب في ذلك، إلا إذا نص القانون على خلاف ذلك (مثل الضرورة أمام
المحكمة).
التزامات المبلغ: يجب على مقدم البلاغ الحفاظ على سرية البلاغ وعدم إجراء تحقيق بنفسه.

تقديم البلاغ: يفضل الإبلاغ مبكراً، ويجب أن يكون خطياً عبر العنوان البريدي أو البريد الإلكتروني المخصص. لا يُطلب إثبات الصحة فوراً ولكن يجب توفر "حسن النية".
خطوات المعالجة:
1. يطلع السكرتير أو الرئيس التنفيذي رئيس مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي على البلاغ خلال أسبوع (ما لم يكن البلاغ ضدهم).
2. إجراء مراجعة أولية لتحديد الحاجة للتحقيق.
3. تزويد مقدم البلاغ بإشعار استلام ورقم للتواصل خلال 10 أيام.
4. إذا كان البلاغ غير مبرر، يحفظ ولا يتم التحقيق فيه.
5. إذا كان مبرراً، يحال إلى اللجنة المالية والإدارية للتحقيق.
6. يجب على اللجنة الانتهاء من التحقيق وإصدار التوصية خلال 10 أيام عمل.
7. ترفع التوصيات لرئيس المجلس للاعتماد.
8. تحدد الإجراءات التأديبية وفق الأنظمة وقانون العمل، ويتم إبلاغ مقدم البلاغ بالنتائج دون كشف تفاصيل سرية تأديبية تخص الآخرين.

تاريخ الاعتماد: تم اعتماد اللائحة يوم الثلاثاء 27 / 6 / 1445هـ الموافق 9 / 1 / 2024م.

أعضاء مجلس الإدارة المعتمدون: